Sistem informasi Pada Bidang HRD

Sistem informasi manajemen untuk menghasilkan suatu informasi yang diperlukan oleh manajemen dari berbagai tingkatan ataupun bagian. Sistem informasi manajemen yang menghasilkan informasi tersebut merupakan gabungan dari sub-sub sistem yang membentuknya. Diantara sub-subsistem yang membentuknya tersebut harus terjalin kerjasama yang harmonis.

Pengelola (manajemen) informasi harus dapat menampung data dari berbagai sumber, mengolahnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan mendistribusikan informasi hasil pengolahannya ke berbagai pihak yang memerlukannya. Sesuai dengan konsep sistem informasi yang didistribusikan tersebut harus berkaitan satu sama lain secara harmonis.

Komputer tidak dapat berbuat banyak dalam meningkatkan kualitas informasi (akurat, relevan, tepat waktu dan lengkap). Komputer hanya membantu meningkatkan kecepatan dan keakurasian sedang masalah lainnya seperti relevansi, ketidak harmonisan antar bagian dan antar aplikasi sistem informasi manajemen dengan pemakainya tidak dapat dibantu oleh komputer. Untuk mengatasi masalah ini orangga menggunakan metode dan teknik dalam pengembangan sistem informasinya.

Dalam Bidang personalia mempunyai dua fungsi pokok sebagai berikut :

1. Untuk menjamin kerjasama dalam pengembangan dan administrasi berbagai kebijaksanaan yang mempengaruhi orang-orang yang membentuk organisasi. 
2. Untuk membantu para manejer mengelola sumber daya manusia. Berbagai pendekatan dalam manejemen personalia. Kosep-dasar dasar manejemen personalia telah dikemukakan, Berbagai pandangan tersebut penting agar manejemen personalia dan sumberdaya manusia dilakukan dalam perspektif yang benar.

Jadi fungsi yang diterapkan oleh SIM pada bagian personalia untuk :

• Sim tersebut bisa berfungsi sebagai absensi karyawan. 
• Untuk melihat prestasi karyawan. 
• Untuk melihat golongan karyawan. 
• Untuk melihat peningkatan aktivitas karyawan ataupun penurunannya. 
• Dll.

Seluruh pegawai akan mendapatkan atau memberikan informasi terbaru mengenai data-data perusahaan. Namun, portal dan e-mail ini hanya dapat diakses di lingkungan perusahaan saja.

Yang dibahas dalam bagian ini adalah suatu system yang digunakan dalam mengendalikan inventori yang dimiliki perusahaan. System ersebut dinamakan Global Digital Logistic System atau dapat disingkat dengan GDLS.

Sistem ini berfungsi untuk :

• Mengetahui pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan ataupun sebaliknya, meliputi ekspedisi yang digunakan dalam pengiriman, barang-barang apa saja yang dikirim dan kapan waktu keberangkatan dan kedatangan barang setelah sampai di tujuan.

• Membuat jadwal-jadwal pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan ataupun sebaliknya, meliputi zona tujuan, rute perjalanan dan no truk yang digunakan untuk melakukan pengiriman.

• Mendapatkan informasi mengenai jumlah persediaan barang yang tersedia di gudang perusahaan baik gudang pusat maupun cabang.

• Mengetahui apakah adanya pengembalian barang yang telah dikirim dikarenakan adanya barang yang tidak laku terjual ataupun barang yang telah rusak/cacat.

• Mengetahui berapa nilai barang yang telah dikirim atau diterima termasuk biaya loading barang ke gudang dan biaya tambahan lainnya.

• Sistem ini terdiri dari beberapa subsistem yang memiliki fungsi berbeda berdasarkan tujuan penggunaan data, antara lain :

o   Delivery
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk membuat jadwal pengiriman barang, untuk mengkonfirmasi pengiriman barang, untuk mengalokasikan truk yang digunakan untuk pengiriman barang, untuk mengetahui status pengiriman barang dan untuk mengetahui apakah ada pengiriman yang tertunda atau keterlambatan atas pengiriman barang.

o   Cost
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk me-manage berbagai faktor-faktor pengiriman (biaya-biaya lain, kondisi barang, wilayah tujuan, tarif yang digunakan), untuk mengetahui apabila terjadi kesalahan selama pengiriman, untuk me-manage pengiriman barang termasuk biaya-biaya atas pengiriman tersebut.

o   Stock
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk mengetahui status penerimaan barang, perhitungan fisik persediaan barang di gudang dan status persediaan barang.

o   Return
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk mengetahui ada atau tidaknya pengembalian barang yang tidak laku terjual dan rusak/cacat.

Dampak dari Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dengan adanya system GDLS ini, seluruh pegawai dapat mengetahui bagaimana kondisi inventori perusahaan yang berada di gudang pusat maupun cabang. Begitu pula, apabila terjadi masalah atau kesalahan yang berhubungan dengan inventori sehingga dapat segera diatasi langsung oleh pegawai yang berwenang. Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas biaya dan kinerja perusahaan.

Kemudian untuk HRD itu sendiri adalah singkatan dari Human Resources Development. Dalam ilmu terapannya, HRD biasa disebut sebagai “Personalia” atau “Kepegawaian”.  HRD dalam manajemen juga biasa disebut dengan “Human Capitol” atau “Human Resources Management”.

Arti lain dari Human Resources Development (Sumber Daya Manusia/SDM) adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia.

Manajemen sumber daya manusia juga dapat diartikan sebagai suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.

A.    Tugas, Tanggung Jawab dan Peran HRD dalam perusahaan antara lain :

• HRD bertugas melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja (Preparation and Selection).

a.       Persiapan (Preparation)

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam hal melakukan persiapan, antara lain factor internal dan factor eksternal. Faktor internal dalam persiapan meliputi jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen terkait, dan sebagainya. Sedangkan factor eksternal dalam hal persiapan meliputi hokum ketenagakerjaan, kondisi pangsa tenaga kerja, dan lain sebagainya.

b.      Rekruitmen Tenaga Kerja (Recruitment)

Recruitment adalah sebuah proses untuk mencari calon pegawai atau karyawan yang dapat memenuhi kebutuhan SDM organisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini HRD perlu melakukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan ( job description ) dan juga spesifikasi pekerjaan (job specification).

c.       Seleksi Tenaga Kerja (Selection)

Pengertian dari seleksi tenaga kerja adalah sebuah proses yang dilakukan untuk menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat. Tahapan yang dilakukan dalam proses seleksi tenaga kerja, yaitu melihat daftar riwayat hidup/ CV, melakukan seleksi awal berdasarkan CV pelamar, pemanggilan pelamar untuk tes interview, menguji calon karyawan dengan test tertulis, proses interview/ wawancara kerja, dan proses selanjutnya.

• Pengembangan dan Evaluasi Karyawan (Development and Evaluation). 

Agar tenaga kerja atau karyawan dapat berkontribusi secara maksimal terhadap perusahaan atau organisasi, maka ia harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Proses pengembangan dan evaluasi karyawan dilakukan sebagai sebuah pembekalan agar tenaga kerja dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya, serta meningkatkan kinerja yang ada. 

•  Pemberian Kompensasi dan Proteksi pada Pegawai. 

Kompensasi adalah imbalan atau upah atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Pemberian kompensasi harus tepat dan sesuai dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal agar tidak menimbulkan masalah ketenagakerjaan atau kerugian pada organisasi atau perusahaan.

B.     Fungsi HRD :

• Internal : HRD yang bekerja sebagai trainer terhadap pegawai di dalam perusahaan.

• Eksternal : Pegawai HRD yang memeilki konseling diluar kategori perusahaan dapat dilihat dari tingkat kemampuan dan kemauan tinggi maka kemampuan akan mengikuti.

C.     Seseorang HRD yang dapat dikatakan Baik :

• I do what you love, love what you do : Dimana orang yang berhasil dan dapat dikatakan baik dalam bidang HRDnya apabila ia melakukan pekerjaan atau kegiatan dengan cinta, dan ia mencintai kegiatan atau pekerjaan yang ia lakukan.

• Gratefull : Tidak mudah menyerah, seseorang berhasil dalam pekerjaan karena ia tidak mudah menyerah dan terus berusahadengan semua masalah dan hambatan yang ada.

• Healthy Live : Bersyukur akan semua yang didapatkan dan selalu menerima apa yang telah ia lakukakan, karena ada pepatah bilang apa yang kamu tanam maka itu yang akan kamu dapatkan.

• Integritas : Orang yang berhasil dalam HRD adalah orang yang dapat berbicara dan dapat menerpakan perkataannya dengan perbuatan, tidak hanya itu ia juga dapat mengontrol pribadinya dengan norma-norma lingkngan yang ada.

• Social Skill : Kemampuan berhubungan dengan orang lain denngan baik dan dapat bergabung dengan berbagai kalangan dan golongan.

• Dream and Think Big : Bermimpi dan berpikir besar dimana setiap orang dapat bermimpi dan meluangkan pemikiran yang besar dan berkembang untuk perusahaan dan organisasi yang mereka naungi.

• Confidence : Kepercayaan diri mampu meningkatkan hasil yang maksimal.

• On Time : Tepat waktu, dengan kamu selalu disiplin untuk tepat waktu secara tidak sadar kamu merhargai dirimu dan orang lain.

• Open Minded : Berpikiran terbuka dan selalu mengikuti semua perubahan positif yang ada.

• Respect : Menghargai, menghormati dan peka akan suatu perubahan yang ada pada lingkungan sekeliling kita.

• Never Give Up : Tidak pernah putus asa.

• Just Perfom : Melakukan semaksimal mungkin dan berikan yang terbaik.

D.    Tugas terpenting kepala HRD adalah :

• Developing People yaitu pengembangan kemampuan pegawai dalam potensi kerja.

• Dapat menyelesaikan masalah denngan 4 tahapan yaitu :

1.      Obeservasi

2.      Empati

3.      Berdialog

4.      Intropeksi

• Meningkatkan kecerdasan, dimana kepala HRD selain dalam mengembangkan potensi pegawai ia wajib meningkatkan kecerdasan pegawai yang ia miliki.

Referensi :

• http://acakacik.blogspot.com/2011/11/penerapan-sistem-informasi-pada-bagian.html

• http://rainbowgroup06hrd.blogspot.com/2013/10/pengertian-tugas-dan-fungsi-hrd.html